Órdenes SAP automatizadas en siderurgia
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Cuando una empresa opera con tres sistemas que no se hablan entre sí, la tentación es comprar un cuarto sistema integrador. Pero hay una alternativa más rápida y menos riesgosa.
Este caso muestra cómo un grupo siderúrgico con operaciones en Chile y presencia internacional conectó sus sistemas desconectados mediante RPA, sin tocar una sola API.
El Desafío: Tres sistemas desconectados
La gestión de órdenes de compra involucraba tres sistemas que no se comunicaban entre sí:
- Sistema de tickets (CRM): Tickets con PDFs de órdenes de compra adjuntos.
- SAP (ERP): Donde se crean los pedidos con la transacción VA01.
- Portal del cliente retail: Donde se consultan y validan órdenes.
Un operador debía abrir cada ticket en el sistema de tickets, extraer datos del PDF adjunto, ingresar manualmente a SAP para crear el pedido, anotar el número generado, volver al sistema de tickets a actualizar el estado, y luego verificar en el portal del cliente. Cada ciclo tomaba minutos y era propenso a errores de transcripción.
La Solución: Robot RPA como integrador
Se implementó un robot RPA que ejecuta el ciclo completo de forma autónoma:
- Lectura de tickets: El bot lee cada ticket del sistema de tickets y extrae los datos del PDF de orden de compra adjunto mediante OCR.
- Creación en SAP: Con los datos extraídos, crea el pedido en SAP (transacción VA01) y captura el número de pedido generado.
- Actualización de CRM: Vuelve al sistema de tickets para actualizar el ticket con el número de pedido y el estado.
- Validación en portal: Módulo adicional para consultar, filtrar y extraer órdenes del portal del cliente automáticamente.
- Validación de datos: Reglas de negocio aplicadas antes del ingreso a SAP para prevenir errores.
Tecnologías Utilizadas
- RPA: Rocketbot
- ERP: SAP VA01
- CRM: Sistema de tickets
- Portal: Portal del cliente retail
- Otros: Excel, OCR
Resultados
- Proceso de minutos reducido a ejecución automatizada sin intervención humana.
- Eliminación de errores de transcripción entre los tres sistemas.
- Trazabilidad completa y auditable de cada orden procesada.
- Liberación del equipo comercial para tareas de mayor valor.
💡 Insight Estratégico
Cuando una empresa tiene tres sistemas que no se hablan entre sí, la tentación es comprar un cuarto sistema integrador. La realidad es que RPA puede conectarlos en semanas, no meses, sin tocar las APIs de ninguno.
El robot hace exactamente lo que hace el humano: abre, copia, pega, valida. Es la integración más rápida y menos riesgosa que existe.
